Hvordan undgår man dårlige kontrakter på printudstyr?

Historierne om print-sælgere, der lokker kunder til at underskrive de mest horrible aftaler, er der mange af. Kunder, der tror ydelsen er per kvartal – blot for så at finde ud af, at det er per måned – kunder, der modtager store regninger selvom de ikke printer ret meget, fordi der er aftalt høje minimum, tilvalg af udstyr, der lægger 24 måneder på restløbetiden … listen er rigtig lang.
Scriptor har mere end 30 års erfaring med levering af printløsninger til dansk erhvervsliv, og nedenfor finder du vores 4 bedste råd til, hvordan man undgår at få en aftale, der er alt for dyr

1. Det er altid billigst at betale kontant og efter forbrug!

Undgå leasing, hvis du kan. Leasing er det redskab, den farlige sælger bruger til at forøge din betaling uden at du opdager det. Og du ved ikke hvor lang tid det er økonomisk rentabelt at beholde dit print-udstyr. Hvis du printer begrænsede mængder, kan det være at det er fordelagtigt at beholde dit udstyr i 6-8 år – mens hvis du har meget stor volumen kan det være, at det er bedst at skifte efter 3 år. Leasingkontrakten tvinger dig til at lægge dig fast på en periode og du mister muligheden for at optimere økonomien løbende.

Printbranchen er berømt for de såkaldte ”klik-aftaler”, hvor kunden betaler en pris per side. Igen er det et værktøj til at skjule de reelle omkostninger og tjene penge på noget andet end at levere en god service og fornuftige produkter. Det er klart, at hvis du betaler en klik-pris, så har leverandøren taget en risiko, som han skal have betaling for – typisk via minimumsvolumen og begrænsning på dækflade. Så du kommer til at betale for dit forbrug uanset – og har ikke den potentielle besparelse ved reduceret printvolumen. Tænk på de virksomheder, der har hjemsendt medarbejdere her under COVID og som alligevel skal betale minimumsvolumen på deres printaftale.

Overvejelsen omkring teknisk service drejer sig om hvor hurtigt du har brug for service, når der sker noget med dit printudstyr. Kan du leve med, at din leverandør bare ”kommer så hurtigt som muligt”, vil det i gennemsnit naturligvis være billigst at betale for medgået tid og reservedele – men har du brug for at være sikker på, at teknikeren kommer samme eller næste dag og at du ikke får uforudsete omkostninger, så tegner du den forsikring, der følger med en serviceaftale.

2. Du må aldrig – aldrig forlænge en leasingaftale

Der kan naturligvis være omstændigheder, hvor det er fordelagtigt at lease sit udstyr. Kan man bruge sit cash bedre end til at finansiere IT-udstyr, så skal man lease. Den ”kreative” sælger bruger ændringer i behov til at ændre aftalen og få kunderne til at betale alt for meget. Et eksempel som vi ser mange af: Du vil gerne have yderligere en printer – og tilbydes at vi tager det udstyr med på din aftale uden at hæve den månedlige ydelse – vi forlænger bare aftalen med 12-24 måneder. Det lyder smart, men vi har set eksempler på, at kunder har betale 100.000-vis af kroner for en enkelt printer, fordi det blev finansieret via en forlængelse af leasingaftalen. Hvis du har brug for yderligere udstyr, så køb kontant – eller lav en ny leasingaftale ved siden af den eksisterende.

3. Du må aldrig - aldrig accepterer minimum på en klik-aftale

Selvom det altid vil være billigere at købe forbrugsstoffer efter forbrug, kan der være gode grunde til, at du alligevel vælger en klik-aftale. Indkøbsprocesser, omkostningsfordeling, budgetfasthed – alt sammen legitime årsager. Problemer er bare, at du ikke kender dit fremtidige print-behov. Stadig mere digitaliseres, så sandsynligheden for, at du kommer til at printe mindre i løbet af levetiden for din kopimaskine/printer, er stor. Hvis du har accepteret en minimumsvolumen, får du ikke fordelen af at printe mindre. 

Din leverandør skal naturligvis have dækket sine omkostninger til serviceaftalen via klik-aftalen, så i stedet for minimum så aftal et grundgebyr, der dækker teknisk service – så har du besparelsen på forbrugsstoffer, når du reducerer dine print-mængder.

4. Finansier IKKE dine SW-løsninger via en printeraftale.

Når du køber print/kopi skal du sikkert også have en scanningsløsning og måske også en follow-me løsning. Det giver mening, fordi det reducerer omkostninger og øger sikkerhed og effektivitet. Men levetiden for hardware og software er helt forskellig – og afregningsmodellerne bør afspejle naturen af aktivet.

Din softwareløsning kan leve i 10-15 år, hvis den løbende vedligeholdes og opdateres – dit hardware skal skiftes efter 3-6 år – så der er simpelthen intet argument for at have disse aktiver på samme aftale. Software på en print/kopi-kontrakt garanterer at du kommer til at betale for meget for din løsning – og det er let at undgå.

Insister på at det software, din leverandør installerer hos dig, SKAL være hardware-uafhængigt. Så kan du genbruge din investering i software selvom du skifter hardware. Og er der behov for finansiering af investeringen i software, tilbyder de fleste leverandører modeller, hvor man betaler per tidsperiode.

Hvis du har behov for at få set dine print-aftaler igennem står vi gerne til rådighed. Udfyld formularen og vi vil kontakte dig hurtigst muligt

Del gerne indholdet via knapperne

Del på facebook
Del på twitter
Del på linkedin